Segnalazioni whistleblowing

Definizione di whistleblowing

Il Whistleblowing è uno strumento di compliance aziendale, tramite il quale i nostri dipendenti o lavoratori autonomi, i nostri liberi professionisti e consulenti, nonché collaboratori che svolgono la propria attività presso la Nostra Società, o soggetti che ci forniscono beni o servizi, nonché gli
azionisti, e le persone con funzione di direzione amministrazione e controllo, possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.

Cosa vuol dire segnalare: definizione

Le segnalazioni sono definite come le informazioni, compresi i fondati sospetti, su violazioni già commesse o non ancora commesse (ma che, sulla base di elementi concreti, potrebbero esserlo), nonché su condotte volte ad occultarle (es. occultamento o distruzione di prove).

Si deve poi trattare di comportamenti, atti od omissioni di cui il segnalante o il denunciante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo

La disciplina si applica anche nel caso di segnalazioni che intervengano nell’ambito di un rapporto di lavoro terminato, se le informazioni sono state acquisite durante il suo svolgimento, nonché qualora il rapporto non sia ancora iniziato e le informazioni sulle violazioni siano state acquisite
durante la selezione o in altre fasi precontrattuali.

Cosa si può segnalare

illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione.
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti

Cosa non si può segnalare

Non sono considerate segnalazioni “whistleblowing”, quelle legate a un interesse personale del segnalante, che per esempio attengono ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi, segnalazioni su trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di una lesione dell’interesse pubblico o dell’integrità di Deliverando srl.

Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni devono essere

il più possibile circostanziate, al fine di consentire la valutazione dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni;
contenere le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie circostanziali e ove presenti anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza
dei fatti oggetto della segnalazione;
contenere le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Canali di segnalazione

Per legge, i canali di segnalazione possono essere:

Interno (quello presente nel contesto lavorativo)
Esterno (ANAC)
Divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di
raggiungere un numero elevato di persone)
Denuncia all’Autorità giudiziaria

Deliverando srl ha adottato canale interno per il quale vedi INFRA

Le segnalazioni esterne tramite il canale ANAC

La informiamo inoltre che l’accesso al canale esterno dell’ANAC è possibile solo nelle seguenti ipotesi:

<<Il soggetto segnalante opera in un contesto lavorativo nel quale non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale o la sua predisposizione non è conforme ai requisiti normativi>>;
<<Il soggetto segnalante ha già effettuato una segnalazione a cui non è stato dato seguito>>;
 <<Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che una segnalazione interna possa determinare il rischio di ritorsione>>;
<<Il soggetto segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.>>

Le modalità di comunicazione attraverso il canale ANAC sono rinvenibili sul sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing

Segnalazione tramite divulgazione pubblica

È possibile quando:

la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

INFORMATIVA IN MATERIA DI TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
IN RELAZIONE ALLE SEGNALAZIONI DI “WHISTLEBLOWING ” CANALE INTERNO”

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, nonché in attuazione al D.Lgs. 24/2003 Deliverando srl (di seguito anche Società o Titolare del Trattamento) intende rappresentare il proprio canale interno “Whistelblowing” nonché come tratta i dati raccolti e quali sono i diritti riconosciuti
all’interessato in qualità di segnalante. (la stessa informativa risulta pubblicata anche sul sito della società).

Titolare del trattamento

Il Titolare del Trattamento è Deliverando srl, con sede in Milano via Cardinal Carlo Maria Martini 1, P.IVA n. 03572240178 iscrizione R.E.A. di MI n. 2063877 Pec deliverando@arubapec.it

Tipologia dei dati trattati

La ricezione e la gestione delle segnalazioni dà luogo a trattamenti di dati personali c.d. “comuni” (nome, cognome, ruolo lavorativo, ecc.), nonché può dar luogo, a seconda del contenuto delle segnalazioni e degli atti e documenti a queste allegati, a trattamenti di dati personali c.d. “particolari” (dati relativi a condizioni di salute, orientamento sessuale o appartenenza sindacale, di cui all’art. 9 GDPR) e di dati personali relativi a condanne penali e reati (di cui all’art. 10 GDPR).

Finalità dei trattamenti

Art.13, par.1, lett.c

I dati da lei direttamente forniti per segnalare, nell’interesse dell’integrità del Titolare del trattamento, presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro, servizio o fornitura con la nostra società, verranno trattati dalla società per
gestire tali situazioni.

I dati personali sono dunque acquisiti in quanto contenuti nella segnalazione e/o in atti e documenti a questa allegati, si riferiscono al soggetto segnalante e possono altresì riferirsi a persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché a quelle a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate. In particolare, per svolgere le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza di quanto segnalato, nonché, se del caso, per adottare adeguate misure correttive e intraprendere le opportune azioni disciplinari e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite.

Base giuridica del trattamento

Art.13, par.1, lett.d

Tenuto conto della normativa di riferimento e, in particolare, del D.lgs. 24/2023, si precisa che:

il trattamento dei dati “comuni” si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR), nonché sull’esecuzione di compiti di interesse pubblico eventualmente assegnati dalla legge alla Società (art. 6, par. 1, lett. e) del GDPR) anche in relazione ed eventuali rapporti intrattenuti dal titolare del trattamento con la Pubblica Amministrazione;
il trattamento di dati “particolari” si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR), nonché sull’ eventuale esecuzione di un compito di interesse pubblico rilevante assegnato dalla legge o da contratto alla società (art. 9, par. 2, lett. g), GDPR), in ragione dell’art. 2-sexies lett. dd) del D.lgs. 196/2003;
il trattamento di dati relativi a condanne penali e reati, tenuto conto di quanto disposto dall’art. 10 GDPR, si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR) e sull’eventuale esecuzione di compiti di interesse pubblico assegnati da contratto al Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. e), GDPR), in ragione dell’art. 2-octies lett. a) del D.lgs. 196/2003.

Canali di segnalazione interni

I canali di segnalazione messi a disposizione da parte di Deliverando srl sono due.
– Il segnalante può scegliere

A) il CANALE IN FORMA SCRITTA con modalità informatiche
accedendo al seguente link https://wbportal.cloud/deliverandosrl/ dove troverà ulteriori specifiche e indicazioni.

B) il CANALE IN FORMA ORALE
Presso la Sede della Società

L'iter per le segnalazioni interne

Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale mancato conferimento

La segnalazione verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati. È rimessa invece a ciascun segnalante la decisione circa
quali ulteriori dati personali conferire. Maggiori sono i dettagli presenti nella segnalazione, maggiori saranno le possibilità per il Titolare del trattamento di intervenire nell’interesse dell’integrità societaria.

A prescindere dal canale prescelto (in forma scritta con modalità informatica o in forma orale), entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione, AL SEGNALANTE sarà inviato un AVVISO di RICEVIMENTO della segnalazione EFFETTUATA; e il Soggetto/ i soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni manterrà/manterranno i contatti dando seguito alla segnalazione e fornendo riscontro entro tre mesi dalla data di ricezione.

Si precisa che:

qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, non verrà mai rivelata l’identità del segnalante, né verranno rivelati elementi che possano, anche indirettamente, consentire l’identificazione dello stesso.
nel caso in cui la segnalazione portasse all’instaurazione di un procedimento disciplinare nei confronti del responsabile della condotta illecita, l’identità del segnalante non verrà mai rivelata.
qualora la conoscenza dell’identità del segnalante fosse indispensabile per la difesa dell’incolpato, verrà domandato al segnalante se intende rilasciare un apposito, libero consenso ai fini della rivelazione della propria identità, rendendo inutilizzabile la segnalazione stessa qualora tale autorizzazione non sia concessa.

Soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni

A sua tutela, il dott/dott.ssa Monica Corti è la persona interna al Titolare del trattamento (ufficio interno), dotato di autonomia e specificamente e adeguatamente formato alla ricezione e gestione delle segnalazioni, in forma scritta in modalità informatica nonché quella in forma orale.

Qualora esigenze istruttorie richiedano che altri soggetti, debbano essere messi a conoscenza del contenuto della segnalazione o della documentazione ad essa allegata, tali ulteriori soggetti, sono comunque tutti formalmente autorizzati al trattamento e a ciò appositamente istruiti e formati, nonché tenuti a mantenere il segreto su quanto appreso in ragione delle proprie mansioni, fatti salvi gli obblighi di segnalazione e di denuncia obbligatori a così come previsto dal codice di procedura penale.

Responsabile del trattamento ex art. 28 del Reg. UE 679/2016

Il Titolare del trattamento, al fine di garantire il diritto alla riservatezza della sua identità e di ogni altra informazione inclusa l’eventuale documentazione allegata, dalla quale possa direttamente o indirettamente risalire alla sua identità, ha inoltre provveduto a nominare Responsabile esterno dei Trattamento ex art 28 GDPR:

– La Società ML Informatica srl con sede legale in via Martiri di Nassirya 18 – 23900 Lecco P.IVA 02861890131 per la gestione, la manutenzione, backup e l’aggiornamento della piattaforma informatica utilizzata quale canale di comunicazione in forma scritta con modalità informatica.

Categorie di destinatari dei dati personali

Art.13, par.1, lett.e

I suoi dati personali e quelli delle persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, nonché delle persone a vario titolo coinvolte nelle vicende segnalate, non saranno oggetto di diffusione, tuttavia, se necessario, su loro richiesta, possono essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria, e all’ANAC, Autorità nazionale anticorruzione. Tali soggetti sono, tutti, Titolari autonomi del trattamento.

Alla segnalazione e all’identità del segnalante non è possibile accedere né a mezzo accesso documentale, (vedi diritti degli interessati).

Nell’ambito dei procedimenti penali eventualmente istaurati, l’identità del segnalante sarà coperta da segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.; nell’ambito dei procedimenti disciplinari, l’identità del segnalante non sarà rivelata in tutti i casi in cui la contestazione dell’addebito disciplinare si fondi su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa, mentre potrà essere rivelata laddove concorrano, insieme, tre presupposti, ovverosia (a) che la contestazione si fondi, in tutto o in parte, sulla segnalazione, (b) che la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato e che (c) il segnalante abbia espresso un apposito consenso alla rivelazione della propria identità.

Modalità del trattamento

I dati personali potranno essere trattati anche con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Deliverando srl- attua idonee misure per garantire che i dati forniti vengano trattati in modo adeguato e conforme alle finalità per cui vengono gestiti; e impiega idonee misure di sicurezza (crittografia dei file), organizzative, tecniche e fisiche, per tutelare le informazioni dall’alterazione, dalla distruzione, dalla perdita, dal furto o dall’utilizzo improprio o illegittimo.

Periodo di conservazione dei dati

Art.13, par.2, lett.a

Il Soggetto competente a ricevere e gestire le segnalazioni effettua un’attività istruttoria preliminare della segnalazione. Se a seguito dell’attività svolta ravvisa elementi di manifesta infondatezza ne dispone l’archiviazione. Nel caso, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione, trasmette la stessa, priva dei dati del segnalante, agli organi preposti interni o esterni, ognuno secondo le proprie competenze. I dati personali vengono conservati per un periodo di 5 anni e, comunque, sino alla definizione dei procedimenti avviati dagli uffici o dagli Enti destinatari della segnalazione.

Diritti dell’interessato

Art.13, par.2, lett.b

I diritti dell’interessato previsti dal GDPR agli artt. 15-22, possano essere esercitati nei limiti di quanto previsto all’art. 2-undecies del Cod. Privacy. Quest’ultimo articolo sancisce che i menzionati diritti – tra cui compare il diritto di accesso – non possano essere esercitati qualora sia ipotizzabile un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni (comma 1, lett. f). Se si consentisse al segnalato di esercitare tali diritti, si verificherebbe una violazione della riservatezza del segnalante, esponendolo altresì al rischio di subire ritorsioni.

Il segnalato può, però, esercitare i propri diritti tramite l’autorità Garante, ai sensi dell’art. 160 del Cod. Privacy, come sancito dal terzo comma dell’art. 2-undecies Cod. Privacy.

Il Segnalante ha il diritto, in qualunque momento, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei dati forniti. Ha inoltre il diritto di chiedere, nelle forme previste dall’ordinamento, la rettifica dei dati personali inesatti e l’integrazione di quelli incompleti.

Nel caso abbia dato il consenso alla rivelazione della sua identità nell’ambito di procedimenti disciplinari, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento, senza che però ciò pregiudichi la liceità del trattamento, basato sul consenso, effettuato prima della revoca.

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